System organizacji biura to jego układ, przestrzeń, sposób zarządzania i przekazywania miejsc pracownikom. W zasadzie ustala się go już na etapie budowy biura lub podziału jego powierzchni. Poniżej opisujemy najpopularniejsze z nich.

Cel: wybrany system musi jak najlepiej pasować do charakteru firmy. Warto zaznaczyć też, że często stosuje się systemy mieszane, np. z inaczej rozwiązaną przestrzenią dla kadry kierowniczej, a inaczej dla pracowników call center tej samej firmy.

Jaki system biurowy będzie najlepszy dla twojej firmy i twojej branży? Możliwości jest – wbrew pozorom – całkiem sporo.

Tradycyjne biuro

Nieśmiertelna klasyka. Znana w zasadzie od zawsze, nadal idealnie sprawdza się w małych i średnich firmach, w których każdy pracownik powinien mieć wyraźnie wydzielone miejsce pracy. Ten system jest niezbędny też w niektórych branżach, np. wśród kancelarii prawnych czy firm księgowych, w których pracownicy potrzebują większej przestrzeni na książki i dokumenty. Własne biura są też ważne dla kadry kierowniczej, aby mogła ona w spokoju odbywać spotkania z klientami.

Open space

Znaczna oszczędność powierzchni oraz większa integracja pracowników. Biuro stworzone na podstawie planu otwartego to codzienność mediów i call center, ale też dobry wybór dla firm o rozbudowanych kadrach. Świetnie sprawdza się również w firmach, w których pracownicy wspólnie realizują bardziej złożone projekty, przez co potrzebują ścisłej współpracy nie tylko pomiędzy działami, ale też pomiędzy poszczególnymi osobami. Minusy – z punktu widzenia pracownika – to mniejsza przestrzeń i znikoma prywatność, zaletą zaś jest lepsza komunikacja ze współpracownikami.

Biurka współdzielone

Dobre rozwiązanie dla firm, których kadry pracują na 2 lub 3 zmiany. W tym systemie organizacji biura pracownicy mają przypisane miejsca, ale nie są one całkowicie prywatne, zależą od pory dnia. Oszczędności dla firmy są oczywiste – 2 lub 3 osoby korzystają z tej samej przestrzeni roboczej, nie wchodząc jednocześnie sobie w drogę, ponieważ pracują przy tym samym stanowisku o różnych godzinach.

Hotelling

A może rezerwować biurko tak samo jak np. salę konferencyjną? Hotelling jest systemem podobnym do systemu biurek współdzielonych, różni się jednak sposobem ich współdzielenia. Nie jest on oparty na pracy zmianowej, ale na systemie rezerwacji. Sprawdza się w firmach, w których np. część zespołu pracuje przez większość czasu zdalnie, ale w najważniejszych momentach projektu spotyka się na miejscu, aby pracować twarzą w twarz. Przykładem może tu być zespół marketingu, który przez miesiąc pracuje nad bazowymi założeniami kampanii reklamowej, ale na ostatni etap, wdrożeniowy, rezerwuje sobie powierzchnię biurową do pracy wspólnej.

Biurka przechodnie (Gorące biurka)

System dobrze znany m.in. z biur coworkingowych. W ramach abonamentu każda osoba ma dostęp do biurka, ale… niekoniecznie wie, do którego. Zajmowane są one według zasady „kto pierwszy, ten lepszy”. Co oczywiste, w systemie tym tworzą się pewne nawyki i regulacje, ale bazowym założeniem dla takiego biura jest, że pracownicy siadają tam, gdzie akurat jest wolne. W wypadku firm jednoosobowych albo pracowników np. obsługi telefonicznej, którzy mogą zalogować się do dowolnej stacji, nie stanowi to większego problemu.

Telepraca

Telepraca to częściej system zarządzania niż system organizacji biura. A jednak, jako praca zdalna, może oznaczać nie tylko pracę z dowolnego miejsca, rozumianą zwykle jako „każdy pracuje u siebie w domu”. Telepraca może być świadomą decyzją o posiadaniu dostępu do rozproszonej sieci mniejszych biur, które tworzą zwarty system (jak np. Business Link w Polsce). To rozwiązanie może być idealne dla przedsiębiorstw, których pracownicy często podróżują, więc dobrze, aby mieli stale zabezpieczony dostęp do miejsc pracy w różnych miejscach Polski/Europy/świata, w których w danej chwili przebywają.

Jak więc wybrać system, który będzie najlepszy dla firmy? Kryteriów, wg których możemy taki wybór oceniać, jest naprawdę wiele: od technicznych po emocjonalne – wymaga to większej, indywidualnej analizy. Z pewnością pomocne będzie udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:

– Czy wykonywane zadania wymagają od pracowników stałego spotykania się ze sobą w biurze?
– Czy pracownicy pracują w teamach, czy realizują konkretne zadania, możliwe do zweryfikowania na poziomie systemu do zarządzania ich pracą?
– Czy w wypadku naszej kadry ważny jest team building?
– Jak ważną częścią składową naszego biznesu są kadry danego poziomu?