menu
Lokalizacja, cena czy wizerunek? Wybierając biuro, często idziemy na jakiś kompromis, np. pomiędzy potrzebami firmy a pracowników. Jest jednak 5 kryteriów wyboru biura, których nie można pominąć – bez ich spełnienia z nowego lokum będziemy chcieli wyprowadzić się jeszcze szybciej, niż się do niego wprowadziliśmy.
Wybór właściwej siedziby to nie tylko wyższe morale pracowników i lepsze dotarcie do klientów. Jest wiele elementów, które mogą wpłynąć na to, jakie biuro preferujesz, łącznie z przyzwyczajeniami. 5 z takich czynników musi być spełnionych na pewno. Dopiero wtedy przeprowadzkę można uznać za dobry krok.
Każdy biznes/projekt zaczyna się od określenia budżetu. Nie ma się co oszukiwać: przeinwestowanie zawsze jest ryzykowne, również w wypadku kosztu najmu powierzchni biurowej. Dlatego na samym początku trzeba sobie odpowiedzieć na pytania: „Na jakie biuro mnie stać? Ile maksymalnie mogę przeznaczyć na najem, nie przekraczając przyjętego budżetu?”. Przemyślenie tych kwestii umożliwi określenie, jakie oferty biurowe są w zasięgu twoich możliwości finansowych.
Ale to tylko jedna strona medalu. Jeśli jest odwrotnie – czyli twoja firma rozwija się bardzo szybko, a ty przytniesz koszt najmu za bardzo – również stracisz, bo może się okazać, że za chwilę znów będziesz musiał szukać większego albo bardziej prestiżowego lokalu. Niezbędne jest też sprawdzenie, jakie udogodnienia „w pakiecie” zawiera każda oferta. Dlatego na etapie weryfikowania kosztów należy sprawdzić, co dokładnie zawiera cena najmu, a czego nie (parking, koszty eksploatacyjne, sprzątania biura itp.). Dopiero znając całość usług ujętych w ofercie, można ją miarodajnie porównać do cen konkurencyjnych biur.
Bezdyskusyjnie ważna kwestia, a w pewnych wypadkach nawet ważniejsza od ceny. Kiedy? Jeśli często spotykasz się z klientami w biurze, to ich komfort dojazdu może wprost przełożyć się na twoje wyniki finansowe. Druga kwestia to komfort dojazdu pracowników. Zasadniczo każda firma powinna zadbać o ten element, ale inaczej do niego podejdzie duża korporacja, zatrudniająca kilka tysięcy pracowników (tu siłą rzeczy nikt nie znajdzie lokalizacji, która będzie odpowiadała wszystkim bez wyjątku), a inaczej software house oparty na pracy kilku czy kilkunastu fachowców.
Cel zasadniczo jest jeden i pokrywa się w obu wypadkach: znaleźć miejsce, do którego będzie łatwy dojazd. Spełni ten cel położenie obiektu niedaleko dobrego węzła komunikacyjnego. Co ważne, takie położenie zwykle zapewnia też atrakcyjne sąsiedztwo, a przecież na to, czy w pobliżu są restauracje, kawiarnie i sklepy, zwróci uwagę nie tylko twoja kadra.
Ten punkt można w zasadzie skrócić do jednego zdania: biuro musi wystarczyć nie tylko na dziś, ale też na przewidywaną przyszłość. Albo przynajmniej – musi być na tę przyszłość przygotowane, np. możliwością poszerzenia wynajmowanej przestrzeni. Oczywiście samo biuro musi wypełnić też normy kodeksu pracy, np. mieć m.in. 13 m3 przypadające na każdego pracownika zatrudnionego w pomieszczeniach pracy stałej, oraz wiele innych kryteriów zawartych w przepisach BHP i rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Biuro powinno też mieć odpowiednią infrastrukturę wewnętrzną, tzn. dostęp do kuchni, garderoby, toalet, pryszniców, części wspólnych. To wszystko wpływa na jego powierzchnię – chyba że jest to cowork i z części wspólnych korzystają różne firmy. Jeśli lokal gwarantuje wystarczającą ilość miejsca, zgodną z prognozami wzrostu firmy, a kadra będzie pracowała w odpowiednio komfortowych warunkach – to to jest właśnie to biuro.
Nie ukrywajmy: wizerunek marki jest dla firmy albo ważny, albo bardzo ważny. Im większe szanse, że wrażenie, jakie zrobimy na klientach, przełoży się na kontrakt, tym bardziej opłaca się zainwestować w takie biuro, które to wrażenie zrobi. Warto też myśleć o charakterze i stylu biura – istotne jest, aby pasowały do charakteru i stylu marki. Jeśli jesteś start-upem czy firmą z nowych mediów, cowork z pięknymi widokami z okien jest wszystkim, czego potrzebujesz. Ale jeśli jesteś np. prestiżowym bankiem z usługami bankowości prywatnej, potrzebujesz czegoś więcej: charakteru, topowej lokalizacji, być może też podkreślającego tradycję budownictwa, np. przedwojennej, luksusowo wykończonej kamienicy. Należy też pamiętać o tym, że obiekt musi być oznakowany twoim logo – o tym, w jaki sposób i jakiej skali możesz je umieścić, musisz wiedzieć przed dokonaniem wyboru. Jego doskonała widoczność to zysk dla twojej firmy w postaci dodatkowej reklamy.
Są rzeczy oczywiste: w biurze musi być dostęp do szybkiego, stałego łącza internetowego. Ale są też rzeczy nieoczywiste: park w sąsiedztwie może być idealnym miejscem na plenerową burzę mózgów. Poczta, gastronomia, placówka banku, klub fitness. Wszystko musi być pod ręką i na przynajmniej dobrym poziomie. Jeśli koszt najmu biura obejmuje takie usługi, jak dostęp do internetu, warto się upewnić, jaką ma szybkość i przepustowość. O tym, czy serwisy budynkowy i sprzątający oraz ochrona są w danym obiekcie na właściwym poziomie, można dowiedzieć się, prowadząc mały wywiad środowiskowy. Albo zlecając selekcję biura firmie doradczej, takiej jak SkyWest, która takie elementy weryfikuje standardowo w ramach procesu poszukiwania dla klientów biura idealnego.
21.08.2019wróć do aktualności
Zamów rozmowę