Stało się: czas na przeprowadzkę firmy. Wybrałeś nowe biuro, podpisałeś umowę najmu. Wiesz już, kiedy się przeprowadzacie. Najtrudniejsze za wami? Nie do końca. Przeprowadzka to duże wyzwanie, które będzie wymagało niemało twojego czasu i uwagi. Dużo mniej, jeśli zlecisz ją firmie zewnętrznej, ale i tak będzie kilka rzeczy, które wymagają twojego osobistego zaangażowania.

Od czego zacząć? Oczywiście: od ludzi. Relokując firmę, przeprowadzasz przede wszystkim kadry. Jeśli firma samodzielnie przenosi się do nowego biura, na początek wytypuj osoby, które będą miały określone zadania związane ze zmianą lokalizacji. Najlepiej, aby pracowały w małych, np. kilkuosobowych zespołach, które zajmować się będą np. przeprowadzką dokumentacji, pakowaniem mebli, zabezpieczeniem sprzętu elektronicznego, jak i serwerowni, kontaktów czy archiwów. Co ważne: szefie, daj dobry przykład – swojego laptopa oraz najważniejsze rzeczy spakuj sam. Zanotuj też, który zespół za co odpowiada, i już na nowym miejscu poproś o zdanie raportu z „przeprowadzkowych” obowiązków.

Skoncentruj się na tym, co najcenniejsze

Jeśli już chcesz czegoś pilnować osobiście, skoncentruj się na najcenniejszych elementach firmy; najczęściej są to IT, sprzęt i bazy danych (dokumentacja, kontrakty, dane klientów). Zabezpieczenie ciągłości działań IT wymaga szczególnej uwagi oraz czasu. Internet, serwer, telefony, drukarki, sprzęt… Nawet jeśli bezproblemowo przeprowadzimy kadrę, to bez narzędzi i tak nie będzie ona mogła pracować. Osobną historią są duże przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, w których przeprowadzka jest często kilkumiesięcznym i wieloetapowym procesem – tylko w ten sposób da się zapewnić ciągłość i bezpieczeństwo usług i danych.

Aby przygotować się do przenosin, warto zająć się uporządkowaniem dokumentacji, skanując i archiwizując potrzebne, a oddając na makulaturę zbędne. Przeprowadzka to idealna okazja do zrobienia generalnych porządków. Koniecznie wyznacz każdemu pracownikowi określone godziny w ciągu dnia na pakowanie. Istnieje spore ryzyko, że jeśli tego nie zrobisz, będzie odkładał te działania „na później”. Nie jest łatwo połączyć utrzymywanie stałego kontaktu z klientami z porządkowaniem biurka, warto więc podkreślić, że przeprowadzka to takie same obowiązki, jak każde inne.

Rozmowa, rozmowa, rozmowa

Dokąd się przenosicie? Jakie będzie nowe biuro? Jakie będzie otoczenie? Jak się zmieni dojazd do pracy? Jaki to będzie miało wpływ na organizację codziennych spraw? Czy w okolicy nowego biura są jakieś udogodnienia albo obiekty, gdzie można np. zrobić zakupy po pracy czy potrenować? Gdzie będzie można zostawiać rower? Jak będzie wyglądała kwestia parkowania auta? Czy będą prysznice dla rowerzystów i biegaczy? Co z gastronomią? I tak dalej, i tak dalej…
Nowe biura to klasyczne „tysiąc pytań do…”. Nawet jeśli będą męczące (a czasem na pewno będą) – musisz uzbroić się w cierpliwość. Przeprowadzka dla części kadr oznacza korzyści, a dla części straty (np. w czasie dojazdu do pracy), dlatego pytania są naturalne. Choć prawie nikt tego nie powie głośno, to dla niejednej osoby zmiana lokalizacji biura jest impulsem do rozważań o ewentualnej rezygnacji z pracy. Jak pomóc niezdecydowanym w podjęciu właściwej decyzji: „Zostaję i przeprowadzam się wraz z firmą”?

→ Sprzęt i otoczenie. Jeśli komuś po przeprowadzce wydłuża się dojazd do pracy, a na dodatek traci on swoje prywatne cztery ściany i dostaje open space, to ma podstawy traktować zmianę jako podwójną stratę. Niech jedno rekompensuje drugie – niech osoby, które muszą dojeżdżać dalej, mają poczucie, że zmiana przestrzeni i biurka im to w jakiś sposób wynagradzają. Przeprowadzka jest też dobrym momentem na pozbycie się zbędnego sprzętu, np. najstarszych laptopów, tak aby w nowym biurze czekały już nowe, w pełni funkcjonalne.

→ Pokazuj kadrze zdjęcia nowego biura. Pozwól pracownikom wciągnąć się w jego planowanie, np. w dekorację wnętrz. Jeśli z wyprzedzeniem zaczną myśleć o tym, co będą mogli zrobić w nowym wnętrzu, będą lepiej (pozytywniej) nastawieni do przeprowadzki. Świetnym pomysłem może być zorganizowanie wizytacji szefów działów w kompleksie czy zorganizowanie lunchu dla większego grona pracowników w okolicach nowej siedziby.

→ Pamiętaj o najważniejszym: o klientach. Nie tylko pracownicy, ale też wszyscy dostawcy i klienci muszą być poinformowani o nowym adresie i terminie zmiany siedziby. Sama przeprowadzka wydaje się być czasem zadaniem, którego nie da się zrealizować bez problemów. Na szczęście: tylko się tak wydaje. Gdy zostanie dobrze zaplanowana i przygotowana, pójdzie sprawnie i bez bałaganu. Trzeba tylko podejść do niej metodycznie, dobrze opisać kartony i logicznie podzielić ich zawartość – to w zasadzie najważniejsze zadania. Później już tylko transport i postawienie wszystkiego na swoim nowym miejscu. Trzeba też pamiętać o takich „drobiazgach”, jak karty i kody dostępu do nowego biura.